دليل شامل حول مشاركة مساحة جوجل درايف مع الآخرين

مقدمة:

في العصر الرقمي الحالي، أصبح التعاون ومشاركة الملفات جزءًا لا يتجزأ من حياتنا الشخصية والمهنية. ومع تزايد حجم البيانات التي نتعامل معها يوميًا، تبرز الحاجة إلى أدوات فعالة لتخزين هذه البيانات ومشاركتها بسهولة وأمان. يعتبر جوجل درايف أحد أبرز الحلول السحابية التي توفر هذه الإمكانيات، حيث يتيح للمستخدمين تخزين ملفاتهم ومشاركتها مع الآخرين بكفاءة عالية. إن فهم كيفية استخدام ميزات المشاركة في جوجل درايف يعد أمرًا بالغ الأهمية لتحسين الإنتاجية وتسهيل العمل الجماعي ¹.

يوفر جوجل درايف مجموعة متنوعة من الطرق لمشاركة المحتوى، بدءًا من مشاركة ملفات ومجلدات فردية مع مستخدمين محددين، وصولًا إلى إنشاء مساحات تخزين سحابي مشتركة للتعاون على نطاق واسع. هذه المرونة تجعل من جوجل درايف أداة قوية تلبي احتياجات المستخدمين المختلفة في سيناريوهات متنوعة. سواء كنت تعمل على مشروع مع فريق، أو تشارك صورًا مع العائلة، أو ترسل مستندات مهمة إلى زميل، فإن جوجل درايف يوفر لك الأدوات اللازمة لإنجاز المهمة بكفاءة وسهولة. إن القدرة على مشاركة الملفات والمجلدات بسهولة تساهم بشكل كبير في تبسيط سير العمل وتعزيز التعاون بين الأفراد والفرق ¹.

طرق مشاركة الملفات والمجلدات في جوجل درايف:

يوفر جوجل درايف عدة طرق لمشاركة الملفات والمجلدات، مما يتيح للمستخدمين اختيار الطريقة الأنسب وفقًا لاحتياجاتهم وسيناريوهات التعاون المختلفة.

• المشاركة مع مستخدمين محددين عبر البريد الإلكتروني:

  تعتبر هذه الطريقة مثالية عندما تريد مشاركة محتوى مع أفراد معينين تعرف عناوين بريدهم الإلكتروني. للقيام بذلك، ابدأ بالانتقال إلى موقع جوجل درايف (drive.google.com) 2. حدد الملف أو المجلد الذي ترغب في مشاركته. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر بزر الفأرة الأيمن على العنصر واختيار “مشاركة” من القائمة المنسدلة، أو عن طريق تحديد العنصر والنقر على أيقونة “مشاركة” التي تظهر في الأعلى 2.

  ستظهر نافذة حوار تطلب منك إدخال عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد مشاركة المحتوى معهم ³. بعد إدخال العناوين، يمكنك تحديد مستوى الوصول الذي تمنحه لكل مستخدم من خلال القائمة المنسدلة بجانب كل اسم. تتوفر ثلاثة خيارات رئيسية لمستوى الوصول: “مشاهد” (Viewer)، و”معلق” (Commenter)، و”محرر” (Editor) ³. يتيح لك خيار “مشاهد” السماح للمستخدمين بعرض الملف أو المجلد فقط، بينما يتيح خيار “معلق” لهم إضافة تعليقات دون إجراء تغييرات على المحتوى. أما خيار “محرر” فيمنحهم صلاحية كاملة لتعديل الملفات وتنظيمها وإضافتها وحذفها ³.

  يمكنك أيضًا إضافة رسالة شخصية لتضمينها في البريد الإلكتروني الذي سيتم إرساله إلى الأشخاص الذين شاركت المحتوى معهم ³. بالإضافة إلى ذلك، يتوفر خيار لإضافة تاريخ انتهاء صلاحية للوصول، مما يمنح المستخدمين حق الوصول لفترة محدودة فقط ³. بعد الانتهاء من تحديد الخيارات، انقر على زر “إرسال” أو “مشاركة” لإرسال الدعوات عبر البريد الإلكتروني. هذه الطريقة توفر تحكمًا دقيقًا فيمن يمكنه الوصول إلى المحتوى ومستوى هذا الوصول ³.

• المشاركة عبر إنشاء رابط قابل للمشاركة:

  تعد هذه الطريقة مفيدة عندما تريد مشاركة محتوى مع جمهور أوسع أو مع أشخاص ليس لديك عناوين بريدهم الإلكتروني. للحصول على رابط قابل للمشاركة، انقر بزر الفأرة الأيمن على الملف أو المجلد الذي تريد مشاركته واختر “الحصول على الرابط” 2. يمكنك أيضًا تحديد العنصر والنقر على أيقونة “مشاركة” ثم اختيار “نسخ الرابط”.

  ستظهر خيارات الوصول العام، حيث يمكنك تحديد من يمكنه الوصول إلى الملف أو المجلد عبر الرابط. يتضمن ذلك خيار “مقيد” (Restricted)، حيث يمكن فقط للأشخاص الذين منحتهم حق الوصول صراحةً فتح العنصر عبر الرابط، وخيار “أي شخص لديه الرابط” (Anyone with the link)، حيث يمكن لأي شخص يحصل على الرابط فتح العنصر ³. عند اختيار خيار “أي شخص لديه الرابط”، يمكنك أيضًا تحديد مستوى الوصول (مشاهد، معلق، محرر) الذي سيتم منحه للأشخاص الذين لديهم الرابط ². بعد تحديد الخيارات، انقر على “تم”. يمكنك الآن نسخ الرابط ومشاركته عبر البريد الإلكتروني أو تطبيقات المراسلة أو أي منصة أخرى ². يجب استخدام هذه الطريقة بحذر والتأكد من تعيين مستوى الوصول المناسب لحماية البيانات ⁸.

• المشاركة مع مجموعات جوجل:

  تعتبر مشاركة الملفات والمجلدات مع مجموعات جوجل طريقة فعالة لإدارة الوصول لمجموعات كبيرة من المستخدمين، مثل الفرق أو الأقسام داخل مؤسسة. لتنفيذ ذلك، اتبع نفس خطوات المشاركة مع مستخدمين محددين، ولكن بدلًا من إدخال عناوين بريد إلكتروني فردية، أدخل اسم أو عنوان البريد الإلكتروني الخاص بمجموعة جوجل 3. يمكنك أيضًا تحديد مستوى الوصول الذي سيتم منحه لجميع أعضاء المجموعة (مشاهد، معلق، محرر) 3.

  إذا لم تكن المجموعة موجودة بالفعل، فقد تحتاج إلى إنشائها أولاً عبر منصة مجموعات جوجل (groups.google.com) ³. بعد إنشاء المجموعة وإضافة الأعضاء إليها، يمكنك بسهولة مشاركة الملفات والمجلدات مع المجموعة بأكملها. إن استخدام مجموعات جوجل يبسط عملية إدارة الأذونات، حيث أن إضافة أو إزالة أعضاء من المجموعة سيؤدي تلقائيًا إلى تحديث وصولهم إلى الموارد المشتركة في جوجل درايف ³.

• المشاركة في مساحات التخزين السحابي المشتركة:

  تعد مساحات التخزين السحابي المشتركة (Shared Drives) ميزة متقدمة في جوجل درايف مصممة خصيصًا للتعاون الجماعي على المشاريع، حيث يتم تملك الملفات بواسطة الفريق وليس فردًا معينًا 1. لإنشاء مساحة تخزين سحابي مشتركة، انتقل إلى جوجل درايف، وفي القائمة على اليسار، انقر على “مساحات التخزين السحابي المشتركة” ثم انقر على “جديد” وأدخل اسمًا للمساحة 13.

  لإضافة أعضاء إلى مساحة التخزين السحابي المشتركة، انقر عليها ثم انقر على “إدارة الأعضاء” في الأعلى. يمكنك إضافة أسماء أو عناوين بريد إلكتروني أو مجموعات جوجل ¹³. عند إضافة أعضاء، يمكنك تعيين أدوار مختلفة لهم تحدد مستوى وصولهم وصلاحياتهم داخل المساحة. تتضمن الأدوار المتاحة “مدير” (Manager)، و”مدير محتوى” (Content manager)، و”مساهم” (Contributor)، و”معلق” (Commenter)، و”مشاهد” (Viewer) ¹³. يمكن لمديري المحتوى إضافة الملفات وتعديلها وحذفها، بينما يتمتع المديرون بصلاحيات إضافية مثل إدارة الأعضاء وتغيير إعدادات المساحة ¹³. تضمن مساحات التخزين السحابي المشتركة استمرارية الوصول إلى الملفات حتى في حال مغادرة أحد أعضاء الفريق ¹⁶. لإضافة ملفات ومجلدات، يمكنك ببساطة سحبها وإفلاتها داخل مساحة التخزين السحابي المشتركة أو استخدام خيار “جديد” ثم “تحميل” ¹³.

مستويات الوصول والأذونات عند المشاركة:

يعد فهم مستويات الوصول والأذونات المختلفة أمرًا بالغ الأهمية لضمان التعاون الفعال وأمان البيانات عند مشاركة المحتوى في جوجل درايف ⁵. يوضح الجدول التالي الصلاحيات المرتبطة بكل مستوى من مستويات الوصول:

بالإضافة إلى هذه المستويات الأساسية، توجد أدوار محددة في مساحات التخزين السحابي المشتركة ¹⁵:

• مدير (Manager): يتمتع بكافة صلاحيات مدير المحتوى بالإضافة إلى القدرة على إدارة الأعضاء وتغيير إعدادات المساحة وحذفها نهائيًا.
• مدير محتوى (Content manager): يمكنه إضافة الملفات وتعديلها وحذفها ونقلها داخل المساحة، بالإضافة إلى مشاركة الملفات والمجلدات مع غير الأعضاء.
• مساهم (Contributor): يمكنه إضافة الملفات إلى المساحة ومشاركة العناصر الموجودة، ولكنه لا يستطيع تعديل أو حذف الملفات الموجودة إلا إذا كان مالكها.
• معلق (Commenter): يمكنه عرض الملفات وإضافة التعليقات عليها.
• مشاهد (Viewer): يمكنه فقط عرض الملفات والمجلدات داخل المساحة.

إن اختيار مستوى الوصول المناسب يضمن حصول المستخدمين على الصلاحيات اللازمة للتعاون بفعالية دون منحهم تحكمًا غير ضروري قد يعرض البيانات للخطر ⁵.

فوائد مشاركة مساحة جوجل درايف:

توفر مشاركة مساحة جوجل درايف العديد من الفوائد التي تساهم في تحسين سير العمل وتعزيز التعاون ¹:

• تسهيل التعاون والعمل الجماعي في الوقت الفعلي: تتيح ميزات المشاركة في جوجل درايف للعديد من المستخدمين العمل على نفس الملفات في نفس الوقت، مما يعزز التعاون ويقلل من الحاجة إلى تبادل العديد من رسائل البريد الإلكتروني ¹.
• إمكانية الوصول إلى الملفات من أي جهاز وفي أي وقت: يمكن للمستخدمين الوصول إلى الملفات والمجلدات المشتركة من أي جهاز متصل بالإنترنت، سواء كان جهاز كمبيوتر أو هاتفًا ذكيًا أو جهازًا لوحيًا، مما يوفر مرونة كبيرة في العمل ¹.
• زيادة الإنتاجية وكفاءة العمل: من خلال تسهيل التعاون والوصول إلى الملفات، تساهم ميزات المشاركة في زيادة إنتاجية الفرق والأفراد وتحسين كفاءة العمل ¹.
• مركزية الملفات وتنظيمها في مكان واحد: تساعد مشاركة الملفات والمجلدات في جوجل درايف في الحفاظ على جميع المستندات والموارد المتعلقة بمشروع أو فريق معين في مكان واحد منظم وسهل الوصول إليه ¹.
• توفير مساحة تخزين قابلة للتوسع: يوفر جوجل درايف مساحة تخزين سحابية قابلة للتوسع، مما يعني أن المستخدمين يمكنهم زيادة مساحة التخزين حسب الحاجة، سواء كانت للاستخدام الشخصي أو للفرق والمؤسسات ¹.
• تسهيل مشاركة الملفات الكبيرة: يمكن بسهولة مشاركة الملفات الكبيرة التي قد يصعب إرسالها عبر البريد الإلكتروني كمرفقات، وذلك من خلال إنشاء رابط قابل للمشاركة ²⁵.

تفاصيل هامة حول عملية المشاركة:

تتضمن عملية مشاركة مساحة جوجل درايف العديد من التفاصيل الهامة التي يجب على المستخدمين معرفتها لضمان إدارة فعالة وآمنة للمحتوى المشترك ⁶:

• إضافة أعضاء وإدارة وصولهم في مساحات التخزين السحابي المشتركة: يمكن لمديري مساحات التخزين السحابي المشتركة إضافة أعضاء جدد وتحديد مستوى وصولهم ¹³. يمكن إضافة الأفراد والمجموعات، وتعيين أدوار مختلفة لهم مثل مدير أو مدير محتوى أو مساهم أو معلق أو مشاهد ¹³.
• تغيير إمكانية الوصول للأعضاء: يمكن لمديري مساحات التخزين السحابي المشتركة تعديل أدوار الأعضاء الحاليين في أي وقت لتغيير مستوى وصولهم وصلاحياتهم ¹³.
• إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أعضاء المساحة المشتركة: يتيح جوجل درايف إمكانية إرسال رسائل بريد إلكتروني مباشرة إلى جميع أعضاء مساحة تخزين سحابي مشتركة لإبلاغهم بالتحديثات أو المناقشات المهمة ¹³.
• إدارة أذونات الوصول وتخصيصها: يمكن تعديل أذونات الوصول لملف أو مجلد مشترك في أي وقت من قبل المالك أو الأشخاص الذين لديهم صلاحية التحرير ². يمكن أيضًا منع المحررين من تغيير الأذونات أو مشاركة العنصر مع آخرين لمزيد من التحكم ⁵.
• إضافة تاريخ انتهاء صلاحية للوصول: يمكن تحديد تاريخ ووقت لانتهاء صلاحية وصول مستخدم معين إلى ملف أو مجلد، مما يتيح منح وصول مؤقت للمتعاونين ³.
• نقل ملكية الملفات والمجلدات: في بعض الحالات، قد تحتاج إلى نقل ملكية ملف أو مجلد إلى مستخدم آخر، ويمكن القيام بذلك بسهولة من خلال إعدادات المشاركة ³.
• إيقاف المشاركة أو فرض قيود عليها: يمكن إيقاف مشاركة ملف أو مجلد مع مستخدم معين أو مع الجميع في أي وقت ⁶. بالإضافة إلى ذلك، يمكن فرض قيود على الوصول العام ومنع المشاهدين والمعلقين من تنزيل أو طباعة أو نسخ الملفات ⁶. يمكن أيضًا منع الآخرين من مشاركة ملفاتك وحذف الملفات المشتركة ⁷.

قيود وحدود المشاركة في جوجل درايف:

على الرغم من الميزات العديدة التي يوفرها جوجل درايف للمشاركة، إلا أن هناك بعض القيود والحدود التي يجب على المستخدمين أن يكونوا على علم بها ⁵:

• الحد الأقصى لعدد العناصر في مساحة تخزين سحابي مشتركة: يمكن أن تحتوي مساحة التخزين السحابي المشتركة على 500,000 عنصر كحد أقصى ³³.
• الحد الأقصى لمشاركة الملفات مباشرةً: يمكن مشاركة ملف في مساحة تخزين سحابي مشتركة مباشرةً مع ما يصل إلى 100 مجموعة كحد أقصى ³³.
• حدود سعة التخزين: قد يفرض المشرف حدًا لسعة التخزين في مساحات التخزين السحابي المشتركة ²⁶.
• حدود المجلدات المتداخلة: يمكن أن يحتوي مجلد في مساحة تخزين سحابي مشتركة على ما يصل إلى 100 مستوى من المجلدات المتداخلة ³³.
• حدود التحميل والنسخ اليومية: يُسمح لكل مستخدم بتحميل ونسخ 750 غيغابايت كحد أقصى إلى Drive خلال 24 ساعة ²⁶. لا يمكن تحميل ملفات أكبر من 5 تيرابايت، ولا يمكن نسخ ملفات أكبر من 750 غيغابايت.
• أنواع الملفات المحظورة: لا يمكن إضافة بعض أنواع الملفات الافتراضية إلى مساحات التخزين السحابي المشتركة ³³.
• حدود العضوية في مساحات التخزين السحابي المشتركة: الحد الأقصى لعدد المجموعات هو 100، والحد الأقصى لإجمالي عدد الأعضاء (المجموعات والحسابات الفردية) هو 600، والحد الأقصى لإجمالي عدد الأفراد (الحسابات الفردية وأعضاء المجموعة) هو 50,000 ³³.
• حدود ظهور مساحات التخزين السحابي المشتركة في Drive: يعرض Drive ما يصل إلى 1000 مساحة تخزين سحابي مشتركة في شريط التنقل الأيمن ³³.
• الحد الأقصى لعدد عناوين البريد الإلكتروني الفردية للمشاركة: يمكن مشاركة ملف واحد مع ما يصل إلى 600 عنوان بريد إلكتروني فردي ⁵.
• قيود التعديل المتزامن: لا يمكن تعديل ملف في “مستندات Google” أو “جداول بيانات Google” أو “العروض التقديمية من Google” على أكثر من 100 جهاز أو علامة تبويب مفتوحة في نفس الوقت ⁵.

يجب على المستخدمين مراعاة هذه القيود عند التخطيط لاستراتيجيات التعاون الخاصة بهم لضمان سير العمل بسلاسة وتجنب أي مشكلات قد تنشأ بسبب تجاوز هذه الحدود ⁵.

نصائح لمشاركة جوجل درايف بأمان:

يعد أمان الملفات المشتركة أمرًا بالغ الأهمية، ولذلك يجب اتباع أفضل الممارسات لضمان حماية البيانات من الوصول غير المصرح به ¹¹:

• تفعيل المصادقة الثنائية: قم بتفعيل المصادقة الثنائية لحساب جوجل الخاص بك لإضافة طبقة أمان إضافية ²⁸.
• استخدام كلمات مرور قوية: اختر كلمات مرور قوية وفريدة لحسابك لتجنب التخمين أو الاختراق ²⁸.
• عدم مشاركة كلمات المرور: تجنب مشاركة كلمات المرور أو معلومات الوصول مع أي شخص غير موثوق به ³⁵.
• مراجعة أذونات التطبيقات: تحقق بانتظام من أذونات التطبيقات التي قمت بمنحها حق الوصول إلى جوجل درايف الخاص بك وأزل أي أذونات غير ضرورية ²⁸.
• المشاركة مع من يحتاج فقط: شارك الملفات والمجلدات فقط مع الأشخاص الذين يحتاجون حقًا إلى الوصول إليها ¹¹.
• استخدام الأذونات المناسبة: اختر مستوى الإذن المناسب (“مشاهد”، “معلق”، “محرر”) بناءً على الدور الذي يجب أن يلعبه كل متعاون ¹¹. كن حذرًا بشكل خاص عند منح حق الوصول كمحرر ⁵.
• الحذر عند مشاركة الروابط: عند إنشاء روابط قابلة للمشاركة، تأكد من تعيين مستوى الوصول المناسب وفكر في استخدام خيار “مقيد” إذا كان ذلك ممكنًا ⁸.
• استخدام مجموعات جوجل: استخدم مجموعات جوجل لإدارة الأذونات لمجموعات كبيرة من المستخدمين، حيث يسهل ذلك إضافة وإزالة الأعضاء وتحديث وصولهم ¹¹.
• مراقبة النشاط: راقب نشاط الملفات والمجلدات المشتركة بانتظام للتحقق من أي وصول أو تعديلات غير مصرح بها ¹².
• تجنب شبكات Wi-Fi العامة: عند الوصول إلى ملفات حساسة، تجنب استخدام شبكات Wi-Fi العامة غير الآمنة ²⁸.
• استخدام مساحات التخزين السحابي المشتركة للفرق: فكر في استخدام مساحات التخزين السحابي المشتركة للتعاون على مستوى الفريق، حيث توفر ملكية مشتركة وإدارة مركزية ¹².
• تعيين تواريخ انتهاء الصلاحية: استخدم ميزة تاريخ انتهاء الصلاحية لمنح وصول مؤقت للمتعاونين عند الحاجة ⁵.
• تقييد خيارات التنزيل والطباعة والنسخ: بالنسبة للملفات الحساسة، قم بتقييد خيارات التنزيل والطباعة والنسخ للمشاهدين والمعلقين ⁷.

الخلاصة:

تعد مشاركة مساحة جوجل درايف أداة قوية ومرنة للتعاون وتنظيم الملفات في مختلف السيناريوهات. يوفر جوجل درايف مجموعة متنوعة من الطرق لمشاركة المحتوى، بدءًا من المشاركة الفردية وصولًا إلى التعاون الجماعي في مساحات التخزين السحابي المشتركة. إن فهم مستويات الوصول والأذونات المختلفة، بالإضافة إلى الوعي بالقيود والحدود، يمكّن المستخدمين من مشاركة المحتوى بكفاءة وأمان. باتباع أفضل ممارسات الأمان، يمكن للمستخدمين الاستفادة القصوى من ميزات المشاركة في جوجل درايف لتعزيز الإنتاجية وتسهيل العمل الجماعي مع الحفاظ على أمان بياناتهم. يعتبر جوجل درايف أداة لا غنى عنها في بيئات العمل الحديثة وفي الحياة الشخصية لتخزين الملفات ومشاركتها بسهولة وفعالية.

هذا المقالة مكتوبة بالذكاء الاصطناعي